Le ONG, operando in paesi diversi, sono organizzazioni abituate ad una gestione “in remoto”, grazie a strumenti basilari come le piattaforme di videochiamata o l’uso delle email. Tuttavia, la reale integrazione di un team di lavoro fisicamente delocalizzato è un obiettivo che richiede uno sforzo maggiore e resta in molti casi sostanzialmente non raggiunto.
Come realizzare una collaborazione tramite la condivisione sia dei prodotti che dei processi del lavoro? Come integrare i flussi di informazioni strutturate nei processi interni (email, documenti) con le interazioni libere del lavoro quotidiano (chat, social)? Come evitare la replicazione e la dispersione delle informazioni (effetto “salva sul desktop”) senza le rigidità di un sistema gestionale interno?
La nostra esperienza, sia in qualità di operatori delle ONG, che grazie alle collaborazioni con queste realtà degli ultimi anni, ci ha permesso di conoscere a fondo le dinamiche del lavoro a distanza e dei contesti in cui le ONG lavorano.
Obiettivo del Corso
- Migliorare l’organizzazione delle comunicazioni
- Utilizzare l’interazione tra gli strumenti
- Rendere più efficiente la collaborazione da remoto
- Creare un ufficio virtuale
A chi è rivolto
ONG ed Enti del Terzo Settore
Contenuti del Corso
Il corso sarà proposto in due sessioni distinte, una dedicata all’utilizzo degli strumenti della GSuite ed una agli strumenti di Microsoft Office 365. E’ possibile ad un singolo corso o iscriversi ad entrambi.
Ciascun modulo sarà organizzato in 4 webinar da 1,5 ore, distribuiti su 4 settimane. Il contributo richiesto per ciascun Modulo è di 20 Euro.
Modulo Gsuite (termine iscrizioni 11 Giugno 2020)
Google offre il pacchetto GSuite in maniera gratuita per il no profit
Aiuta la tua organizzazione non profit a collaborare in modo più efficace grazie ad applicazioni aziendali intelligenti e sicure come Gmail, Documenti, Calendar, Drive e Hangouts Meet che ti permettono di concentrarti su quello che conta davvero.
Il corso prevede 4 Webinar, della durata di 1,5 ore così organizzati:
1. Gmail – Calendar – Meet (18/06/2020) dalle 17 alle 18.30
Gmail: Accedi alla tua email sempre e ovunque, su qualsiasi dispositivo. Non è necessaria una connessione Internet: puoi leggere e scrivere le bozze dei messaggi per poi inviarle non appena sarai di nuovo online. Una funzionalità fondamentale per chi lavora in zone remote e con connessioni instabili.
Google Calendar: Controllare la disponibilità dei colleghi sovrapponendo i loro calendari in un’unica visualizzazione e la sincronizzazione con differenti fusi orari permette una migliore programmazione di incontri e scadenze, per chi lavora in zone diverse del pianeta
Google Meet: Nessun nuovo programma da scaricare, Meet è integrato in GSuite. Devi solo configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparti che i tuoi colleghi o partners abbiano l’account o i plug-in giusti. Integrato in Calendario permette di avviare la riunione nell’orario corretto.
2. Google Drive – Base – Archiviazione condivisa (23/06/2020) dalle 17 alle 18.30
Soprattutto per chi si incontra solo in occasione delle missioni da parte della sede, e considerando la mole di documentazione che viene prodotta durante la realizzazione di un progetto è fondamentale poter utilizzare un unico archivio che sia accessibile da tutti, in qualsiasi momento.
3. Google Drive – Avanzato- Collaborazione a distanza (25/06/2020) dalle 17 alle 18.30
I donatori continuano a richiedere una grande quantità di documentazione per la reportistica, sia narrativa che finanziaria. Google Drive permette di collaborare a distanza per la stesura di tutti questi documenti, sia con documenti di testo che di calcolo. Ciascun documento conserva tutte le revisioni, eliminando quindi il grosso problema di scambiarsi via email il medesimo documento in revisioni successive e rinominate.
4. Slack – L’ufficio virtuale (29/06/2020) dalle 17 alle 18.30
Un vero e proprio ufficio virtuale dove creare chat su diversi temi dell’associazione, aggregazione di notizie riguardanti la società, integrazione con sistemi esterni (project management, GSuite, ecc), possibilità di chat o videochat, singolarmente o a gruppi di utenti.
Modulo Microsoft Office 365 (Termine iscrizioni 30 Giugno 2020)
1. Exchange, Calendario, Teams Exchange: integrato con il tuo calendario, gestisce la gestione degli allegati direttamente con OneDrive.
Calendario: controlla le risposte alla convocazioni direttamente dal tuo calendario. Pianifica e coordina gli impegni condividendo il calendario e verificando la disponibilità dei colleghi.
Microsoft teams: l’hub per il lavoro di squadra in Microsoft 365. Il servizio teams consente di abilitare la messaggistica istantanea, le chiamate audio e video, riunioni online ricche, esperienze mobili e funzionalità di Web Conferencing estese.
2. One Drive – Base – Archiviazione condivisa Salva file e foto in OneDrive per potervi accedere da qualsiasi dispositivo, ovunque, anche in assenza di connessione. Condividi file, cartelle e foto con i colleghi. Non servono più allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne, è sufficiente inviare un collegamento tramite e-mail o SMS. Anche offline.
3. One Drive – Avanzato- Collaborazione a distanza I donatori continuano a richiedere una grande quantità di documentazione per la reportistica, sia narrativa che finanziaria. One Drive permette di collaborare a distanza per la stesura di tutti questi documenti, sia con documenti di testo che di calcolo.
4. Teams – L’ufficio virtuale Un vero e proprio ufficio virtuale dove creare chat su diversi temi dell’associazione, aggregazione di notizie riguardanti la società, integrazione con sistemi esterni (word, excel, PP, ecc), possibilità di chat o videochat, singolarmente o a gruppi di utenti.
Registrazione al corso
Per chiarimenti ed informazioni academy@gnucoop.com
