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SMART WORKING: migliorare la collaborazione tra il field e l’HQ

May 21st, 2020 Posted by ICT4D, Smart Working, Training 0 comments on “SMART WORKING: migliorare la collaborazione tra il field e l’HQ”

Per registrarti al corso, vai qui > https://bit.ly/2zXg5m9

Le ONG, operando in paesi diversi, sono organizzazioni abituate ad una gestione “in remoto”, grazie a strumenti basilari come le piattaforme di videochiamata o l’uso delle email. Tuttavia, la reale integrazione di un team di lavoro fisicamente delocalizzato è un obiettivo che richiede uno sforzo maggiore e resta in molti casi sostanzialmente non raggiunto. 

Come realizzare una collaborazione tramite la condivisione sia dei prodotti che dei processi del lavoro? Come integrare i flussi di informazioni strutturate nei processi interni (email, documenti) con le interazioni libere del lavoro quotidiano (chat, social)? Come evitare la replicazione e la dispersione delle informazioni (effetto “salva sul desktop”) senza le rigidità di un sistema gestionale interno? 

La nostra esperienza, sia in qualità di operatori delle ONG, che grazie alle collaborazioni con queste realtà degli ultimi anni, ci ha permesso di conoscere a fondo le dinamiche del lavoro a distanza e dei contesti in cui le ONG lavorano.

Obiettivo del Corso

  1. Migliorare l’organizzazione delle comunicazioni
  2. Utilizzare l’interazione tra gli strumenti
  3. Rendere più efficiente la collaborazione da remoto
  4. Creare un ufficio virtuale

A chi è rivolto

ONG ed Enti del Terzo Settore

Contenuti del Corso

Il corso sarà proposto in due sessioni distinte, una dedicata all’utilizzo degli strumenti della GSuite ed una agli strumenti di Microsoft Office 365. E’ possibile ad un singolo corso o iscriversi ad entrambi.

Ciascun modulo sarà organizzato in 4 webinar da 1,5 ore, distribuiti su 4 settimane.

Il contributo richiesto per ciascun Modulo è di 20 Euro.

Modulo Gsuite (termine iscrizioni 11 Giugno 2020)

Google offre il pacchetto GSuite in maniera gratuita per il no profit

Aiuta la tua organizzazione non profit a collaborare in modo più efficace grazie ad applicazioni aziendali intelligenti e sicure come Gmail, Documenti, Calendar, Drive e Hangouts Meet che ti permettono di concentrarti su quello che conta davvero.

Il corso prevede 4 Webinar, della durata di 1,5 ore così organizzati:

1. Gmail – Calendar – Meet (18/06/2020) dalle 17 alle 18.30   

Gmail: Accedi alla tua email sempre e ovunque, su qualsiasi dispositivo. Non è necessaria una connessione Internet: puoi leggere e scrivere le bozze dei messaggi per poi inviarle non appena sarai di nuovo online. Una funzionalità fondamentale per chi lavora in zone remote e con connessioni instabili.

Google Calendar: Controllare la disponibilità dei colleghi sovrapponendo i loro calendari in un’unica visualizzazione e  la sincronizzazione con differenti fusi orari permette una migliore programmazione di incontri e scadenze, per chi lavora in zone diverse del pianeta

Google Meet: Nessun nuovo programma da scaricare, Meet è integrato in GSuite. Devi solo configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparti che i tuoi colleghi o partners abbiano l’account o i plug-in giusti. Integrato in Calendario permette di avviare la riunione nell’orario corretto.

2. Google Drive – Base – Archiviazione condivisa (23/06/2020) dalle 17 alle 18.30   

Soprattutto per chi si incontra solo in occasione delle missioni da parte della sede, e considerando la mole di documentazione che viene prodotta durante la realizzazione di un progetto è fondamentale poter utilizzare un unico archivio che sia accessibile da tutti, in qualsiasi momento.

3. Google Drive – Avanzato- Collaborazione a distanza (25/06/2020) dalle 17 alle 18.30   

I donatori continuano  a richiedere una grande quantità di documentazione per la reportistica, sia narrativa che finanziaria. Google Drive permette di collaborare a distanza per la stesura di tutti questi documenti, sia con documenti di testo che di calcolo. Ciascun documento conserva tutte le revisioni, eliminando quindi il grosso problema di scambiarsi via email il medesimo documento in revisioni successive e rinominate.

4. Slack – L’ufficio virtuale (29/06/2020) dalle 17 alle 18.30   

Un vero e proprio ufficio virtuale dove creare chat su diversi temi dell’associazione, aggregazione di notizie riguardanti la società, integrazione con sistemi esterni (project management, GSuite, ecc), possibilità di chat o videochat, singolarmente o a gruppi di utenti.

Modulo Microsoft Office 365 (Termine iscrizioni 30 Giugno 2020)

1. Exchange, Calendario, Teams (16/07/2020) dalle 17 alle 18.30 

Exchange: integrato con il tuo calendario, gestisce la gestione degli allegati direttamente con OneDrive.

Calendario: controlla le risposte alla convocazioni direttamente dal tuo calendario. Pianifica e coordina gli impegni condividendo il calendario e verificando la disponibilità dei colleghi.

Microsoft teams: l’hub per il lavoro di squadra in Microsoft 365. Il servizio teams consente di abilitare la messaggistica istantanea, le chiamate audio e video, riunioni online ricche, esperienze mobili e funzionalità di Web Conferencing estese.

2. One Drive – Base – Archiviazione condivisa (21/07/2020) dalle 17 alle 18.30 

Salva file e foto in OneDrive per potervi accedere da qualsiasi dispositivo, ovunque, anche in assenza di connessione. Condividi file, cartelle e foto con i colleghi. Non servono più allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne, è sufficiente inviare un collegamento tramite e-mail o SMS. Anche offline.

3. One Drive – Avanzato- Collaborazione a distanza (28/07/2020) dalle 17 alle 18.30 

I donatori continuano  a richiedere una grande quantità di documentazione per la reportistica, sia narrativa che finanziaria. One Drive permette di collaborare a distanza per la stesura di tutti questi documenti, sia con documenti di testo che di calcolo.

4. Teams – L’ufficio virtuale (30/07/2020) dalle 17 alle 18.30 

Un vero e proprio ufficio virtuale dove creare chat su diversi temi dell’associazione, aggregazione di notizie riguardanti la società, integrazione con sistemi esterni (word, excel, PP, ecc), possibilità di chat o videochat, singolarmente o a gruppi di utenti.

Per registrarti al corso, vai qui > https://bit.ly/2zXg5m9

Nel caso venisse superato il numero massimo consentito di iscritti, si procederà ad una fase si selezione.

Per chiarimenti ed informazioni academy@gnucoop.com

….ogni tanto lavoriamo insieme anche noi....ma in maniera molto “smart”!

Smart-Coop

February 28th, 2020 Posted by e-learning, Smart Working, Training, web platform 0 comments on “Smart-Coop”

Lo Smart-Working al servizio delle Cooperative

Non tutti i mali vengono per nuocere. In questi ultimi giorni le aziende sono necessariamente dovute ricorrere al lavoro da remoto e chissà che finalmente non decidano di utilizzarlo più spesso. Sarebbe un beneficio per i lavoratori, per l’ambiente e per l’azienda stessa. 

Ti sei mai chiesto come poter migliorare i flussi di comunicazione ed il lavoro tra uffici remoti o anche tra colleghi, all’interno dello stesso ufficio? La tua organizzazione ha collaboratori che lavorano da remoto, magari con una sede centrale in una città ed altre sedi delocalizzate in altre regioni? Oppure stai pensando come sarebbe bello poter lavorare da remoto senza perdere efficienza e produttività. Questo articolo forse potrebbe aiutarti!

Ma perchè proprio Gnucoop dovrebbe parlarci di remote working?

Gnucoop è società cooperativa dislocata su tutto il territorio italiano e fin dalla sua nascita si è avvalsa principalmente di smart-working. Ha dovuto fin da subito, immaginare un luogo virtuale per tutti i suoi lavoratori, che potesse farli sentire a proprio agio. In due parole: un ufficio virtuale.

Servizi come  DROPBOX, Google Drive, Onedrive, Owncloud ed altri, sono fondamentali per condividere informazioni e file, ma non sono sufficienti a rispondere a tutte le esigenze di un’azienda che intende avvalersi dello smart working dei suoi dipendenti.

Tanto più alta deve essere l’integrazione e l’interazione tra le persone, tanto più è necessario andare oltre lo scambio di un file e creare un ambiente digitale che permetta al lavoratore da remoto di non avvertire la necessità di essere fisicamente presente in ufficio.

Bisogna prima di tutto definire il nuovo flusso di lavoro, che si basi su strumenti di collaborazione più avanzati e che integri i classici strumenti di ufficio come Microsoft Office (365) oppure le alternative Google (gSuite), all’interno della nuova struttura virtuale.

Questi strumenti vengono chiamati strumenti di messaggistica aziendale. 

Tra questi  non possiamo non citare: Slack, Facebook Workgroup, Microsoft Team, Google Hangout Chat.

Sarebbe ancor più fondamentale una formazione adeguata per tutti gli utenti della cooperativa su tutti questi strumenti, che pur mantenendo, di base, una semplicità di utilizzo, hanno bisogno di tempo per entrare a far parte degli strumenti aziendali e essere compresi appieno da tutti.

Ricordiamo inoltre che alcuni di questi strumenti sono disponibili gratuitamente per gli enti no profit e le cooperative sociali.

In questi giorni difficili, dove l’organizzazione alla quale eravamo abituati, sul lavoro e nella vita privata, si scontra con le esigenze dettate dall’emergenza sanitaria, Gnucoop ha deciso di impegnarsi direttamente e dare il proprio contributo allo sforzo collettivo. Abbiamo deciso di raccogliere l’appello delle istituzioni all’unità e alla solidarietà, convinti che solo con l’impegno di tutti possiamo uscire da questo periodo difficile. 

Offriamo quindi un ciclo di webinar formativi gratuiti sui nuovi strumenti collaborativi per il lavoro agile, rivolti alle Cooperative. Questi webinar sono seminari on-line rivolti ai lavoratori che in questo periodo si trovano ad affrontare un rallentamento della propria attività e hanno quindi spazio e tempo da riempire, ma anche alle aziende che hanno sempre voluto avvicinarsi alle meraviglie dello smart-working ma non hanno mai avuto l’occasione di iniziare. 

Per uscire dalle difficoltà c’è una sola strada da percorrere: tirarsi su le maniche e darsi da fare! Noi facciamo il primo passo, voi fate il vostro e partecipate!

Per iscriversi clicca qui

Giovedi 5 Marzo ore 16 – Gmail, calendario e Keep

Martedì 10 Marzo ore 16 – Collaborazione con Google Drive – Base

Venerdì 13 Marzo ore 16 – Collaborazione con Google Drive – Avanzato

Martedì 17 Marzo ore 16 – Slack: L’ufficio virtuale